Een boude uitspraak, die Van Oyen graag nader verklaart. 'Communicatie is een serieus en avontuurlijk iets. Mensen managen van alles, van auto's tot mensen en van gebouwen tot potloden. Maar als het over communicatie gaat, dan maakt de zakelijke nuchterheid opeens plaats voor ongemak. Dat komt omdat communicatie zich onttrekt aan de gangbare arbeidsspecialisatie in organisaties. Met andere woorden: communicatie is niet te delegeren. Het is een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsvoering. De voortgang en de vooruitgang van een onderneming zijn dan ook afhankelijk van de kwaliteit van de communicatie, zowel intern als extern.' Van Oyen illustreert zijn visie aan de hand van een alledaags voorbeeld. 'Veel bedrijven worden regelmatig benaderd door advertentiejagers, die allemaal roepen dat toch echt in hún blad geadverteerd moet worden. Als je geen duidelijke visie hebt, ben je hun speelbal. Maar door precies vast te stellen wie je doelgroepen zijn en wat je wilt uitstralen en bereiken, kun je haarfijn bepalen welke media geschikt zijn en welke niet. En die benader je dan zelf. Dat maakt het verschil tussen geleefd worden en je eigen koers varen.'

Interactie
Je eigen koers varen staat centraal in de aanpak van KAO. Communicatie wordt dan niet als een toevalligheid gezien, maar als een sturend middel om de organisatie een eigen ruggengraat te geven. Bij veel organisaties, stelt Van Oyen, is communicatie iets waarbij vooral op externe prikkels wordt gereageerd. Aanleiding is dan bijvoorbeeld de concurrentie die nieuwe activiteiten ontplooit of teruglopende omzetten. Natuurlijk is het noodzakelijk om daarop te reageren. 'Maar', zegt Van Oyen, 'mensen krijgen dagelijks duizenden communicatieboodschappen te verwerken. Wil je dat jouw boodschap opvalt en beklijft, dan moet de kwaliteit van de communicatie heel goed zijn. En dat is niet alleen een kwestie van opvallen, maar vooral ook van helderheid en to the point zijn.' Communicatie, stelt Van Oyen, geeft je eigenheid, zelfstandigheid en het vermogen om te sturen naar doelen die je hebt gesteld.

De communicatiecirkel
Om tot slagvaardige communicatie te komen, helpt KAO organisaties met het opzetten van een 'communicatiecirkel': een helder en overzichtelijk denkmodel dat de juiste vragen voor doeltreffende communicatie uitlokt. Dit model laat in een oogwenk zien of de voorgenomen communicatie kans van slagen heeft. Van Oyen: 'Het geeft veel voldoening om te bepalen wat een organisatie nou precies met een folder, website of commercial wil bereiken. Wat moet het opleveren? Wil je meer mensen aan het werk krijgen? Moet het je meer klanten opleveren? Of wil je bekender worden in de regio? En wat is je positionering? Hoe wil je je ten opzichte van andere aanbieders neerzetten?' Met het antwoord op deze vragen kan gericht worden nagedacht over zaken als huisstijl, vormgeving, mediakeuze en effectmetingen. En kunnen uiteindelijk de communicatie-euro's verantwoord worden geïnvesteerd.

Doseren en balanceren
En daar blijft het niet bij. Want ook over de opvolging van de communicatie moet worden nagedacht. Wie gaat bijvoorbeeld alle mailtjes of telefoontjes afhandelen die binnenkomen in reactie op een advertentie of beursdeelname? En als er twee keer zoveel werk binnenkomt dan verwacht, kan dat dan binnen de organisatie worden opgevangen? Van Oyen: 'Je probeert dingen in balans te houden. Communicatie betekent zowel geven als nemen, maar wel gedoseerd. Als je te veel geeft, leidt dat tot te hoge kosten bij een matige respons. Als je te veel neemt, levert dat ontevreden klanten op of stress in de interne organisatie. Door een balans te vinden en door communicatie te integreren in de organisatie, wordt het een probaat middel voor de verbetering van bedrijfsresultaten. Waar voorheen enkelen 'de kar trokken', biedt communicatie dan een stuur om met de organisatie vol gas te kunnen geven.'

Meer Informatie
Kairos Jeroen van Oyen
Molenwater 105
Postbus 97
4330 AB Middelburg
Tel: 0118 - 615048
Fax: 0118 - 616530
Internet: www.kao.nl