De medewerkers van TOP-Recreatie ondervinden veel gemak van hun samenwerking met Syntens.

Handmatig
Begonnen in 1998 in Zeeland, heeft TOP-Recreatie een forse maar gecontroleerde groei doorgemaakt. Die is vooral ontstaan nadat de bedrijfsprocessen modulair zijn ondergebracht in een softwareprogramma. "Tot begin 2002 deden we hier op kantoor alles handmatig", vertelt Brouwer. "Dat kostte enorm veel tijd en energie. De kans op het maken van fouten was altijd aanwezig. Ik wilde internet gaan gebruiken om de zaken anders op te zetten maar wist niet hoe ik dat moest aanpakken. Omdat ik wel eens van Syntens had gehoord, ben ik naar deze adviseurs gestapt."

Nederland gaat digitaal
Uit die eerste gesprekken, die in het kader van het project Nederland gaat digitaal werden gehouden, kwam de noodzaak van een webbased softwarepakket naar voren. Syntens-adviseur Robert Bakker bracht Brouwer in contact met [FrisBEE], een internetbedrijf gericht op het MKB uit Vlissingen. Brouwer: "Inmiddels zijn we bijna collega's van elkaar geworden, zo nauw werken we samen. Er is elke week wel even overleg." Fasegewijs heeft [FrisBEE] de hele backoffice in databases ondergebracht. Het begon met de aanmeldingsformulieren. Mensen die bij TOP-Recreatie willen werken kunnen zo'n formulier via de site opvragen en invullen waarna de gegevens direct in een database terechtkomen. Vervolgens werden de trainingen op de site gezet en kregen de geselecteerden voor de trainingen automatisch bericht voor welke cursus zij waren ingedeeld. Ook is er een gedigitaliseerd kaartsysteem gemaakt waarbij elke medewerker de eigen kaart kan opvragen met alle relevante gegevens. De laatste aanvullingen van het backoffice programma betreffen de facturering en de evaluatieformulieren.

Succesvol innoveren
Brouwer heeft dit jaar nog enkele gesprekken met Syntens-adviseur Robert Bakker gehad. "De eerste gesprekken waren behoorlijk abstract. Nu is alles veel concreter en zijn mijn vragen ook praktischer van aard. De Syntens-adviseur is klankbord en heeft waar nodig mijn ideeën gestroomlijnd." Volgens Brouwer had hij nooit zo kunnen groeien zonder de ondersteuning van Syntens en de digitalisering van zijn bedrijfsprocessen. "Het blijven forse investeringen die wij doen want het systeem moet altijd geactualiseerd en aangevuld worden. Maar we hebben nog net zoveel kantoormedewerkers als drie jaar geleden, onze porto-, kopieer- en drukwerkkosten zijn enorm gedaald en de telefoon gaat nauwelijks meer. Ik heb nu alle tijd om de contacten met mijn bestaande klanten te onderhouden en nieuwe klanten te werven."

Internet: http://www.toprecreatie.nl